Etiqueta – usando e-mails

emailEste é um assunto que é recorrente, uma vez que cada instante mais pessoas usam e-mail, isso mesmo, ainda existem pessoas iniciando o uso de e-mail!

Antes de comentar alguns pontos a serem observados, é importante relembrar:

  • CAIXA ALTA = Gritando!!!
  • Letras em tamanho maior que o normal = Imposição ameaçadora
  • Responder para todos = tenha certeza de querer envolver todos na resposta!

Estes pontos são muito importantes, pois são uma característica que não se empregava na época da correspondência em papel (cartas).

Alguns pontos que devem ser observados para uma boa e-tiqueta são:

  1. Avalie se o e-mail é necessário – Verifique se não é o caso de ligar para a pessoa e resolver verbalmente;
  2. Considere a urgência – O e-mail pode demorar por problemas técnicos, ou até mesmo pelo fato do destinatário não estar em condições de verificar a caixa postal; se for urgente ligue ou vá pessoalmente;
  3. Não misture assuntos – Um assunto para cada e-mail, assim o destinatário não correrá o risco de deixar de atender a um pedaço do e-mail
  4. Cuide do campo “Assunto”
    1. Assunto em branco é bloqueado por muitos sistemas
    2. Começar um novo assunto “aproveitando um e-mail”, sem mudar a descrição desvia o foco e pode fazer o novo assunto cair no esquecimento
  5. Pense na facilidade para quem for ler – Nas técnicas jornalísticas se faz com que o primeiro parágrafo resuma toda a matéria, e depois cada parágrafo se refere a um ponto específico do assunto. Formatar usando listas numeradas ou com marcadores ajuda muito!
  6. Administre os e-mails – quando um e-mail exigir uma resposta deixe isto claro, pedindo uma resposta e o prazo para isso; depois lembre de cobrar!
  7. Complicando o assunto, marque para conversar – Muitas vezes um assunto se complica e o e-mail começa a ir e vir entre os envolvidos. Avalie se não é o momento de marcar um encontro, reunião ou conferencia telefônica para resolver logo o assunto.
  8. Para quem é o e-mail – Quando se manda um e-mail temos a seguinte convenção:
    1. Para: São as pessoas que devem se manifestar
    2. CC (com cópia): São as pessoas que não devem responder, mas apenas ficar cientes do assunto discutido; Só se manifestam se for realmente imprescindível!
    3. CCo ou Bcc (cópia oculta): São pessoas colocadas em cópia apenas para conhecimento, mas que o destinatário não ficará sabendo (isso serve para resguardar o endereço eletrônico de outras pessoas, ou para mostrar que respondeu. Não se deve entrar nesta conversa jamais!!! Se necessário mande um e-mail para o remetente fazendo seus comentários sem envolver o destinatário original.
  9. Respeite a privacidades dos “para vários” – Não coloque o endereço de vários destinatários no campo CC (com cópia) quando for mandar uma mensagem estilo notícia (piada ou outras informações irrelevantes). Fazendo desta forma, todos ficam sabendo os endereços dos outros. Use o campo de cópia oculta nestes casos.

Este artigo já foi publicado por mim noutro blog em maio de 2010, e no meu entendimento o assunto continua atual, por isso aproveitei para publicar novamente!

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